Planning d’agence : un calendrier par client, la charge de chacun en un coup d’œil
Dans une agence, le planning est partagé entre les projets clients, les réunions, les rendez-vous extérieurs et les freelances qui vont et viennent. Planning Copilot donne une vue commune de qui travaille sur quoi, sans obliger chacun à ouvrir son agenda personnel.
Gratuit jusqu'à 3 utilisateurs, sans carte bancaire. Plans payants offerts 3 mois.
Exemple pris dans un restaurant. Les équipes, les créneaux et les noms seront les vôtres.
Ce qui coince aujourd'hui
Qui est disponible mardi pour le tournage ?
La réponse est dans trois agendas personnels, deux messageries et un tableur. Le chef de projet passe une heure à la trouver.
Les freelances ne sont pas dans l’outil
Ils n’ont pas d’adresse de l’agence et ne voient pas le planning. On leur transfère des captures d’écran.
Un planning par client, mais aucune vue globale
Chaque projet a son fichier. Personne ne voit la surcharge d’une semaine avant d’y être.
Ce que Planning Copilot change pour une agence
Un calendrier par client ou par projet
Les calendriers partagés se superposent dans une vue unique : la semaine de l’agence, puis le détail par projet en un clic.
Les freelances rattachés à une équipe
Un freelance reçoit une invitation, voit uniquement les calendriers de ses équipes, et reçoit les rappels des événements où il est affecté.
Rendez-vous clients et rappels
Réunions, points hebdo, livraisons : chaque événement porte ses participants, son lieu, un lien de visio et des rappels e-mail ou mobile.
Un lien public pour le client
Partagez le calendrier d’un projet par lien, protégé par mot de passe, pour que le client suive les jalons sans compte.
Exemple : la semaine d’une agence de communication
Trois calendriers superposés : Client A, Client B et Interne. Chaque événement porte les personnes affectées.
| Calendrier | Lun | Mar | Mer | Jeu | Ven | Sam | Dim |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Client A | Brief 10h | Maquettes | Maquettes | Validation 15h | |||
| Client B | Tournage (Léo, Ana) | Montage (Léo) | Montage (Léo) | Livraison | |||
| Interne | Point hebdo 9h | Rétro 16h |
Mise en place en quelques minutes
Le parcours d'inscription crée votre première équipe et votre premier calendrier en un clic. Ensuite :
- 1
Créez une équipe par pôle : Création, Production, Commercial.
- 2
Créez un calendrier par client ou par projet, rattaché aux équipes concernées.
- 3
Ajoutez les jalons et réunions avec leurs participants et leurs rappels.
- 4
Invitez les freelances dans l’équipe du projet, le temps de la mission.
Questions fréquentes
Un freelance peut-il voir uniquement son projet ?
Oui. Un utilisateur ne voit que les calendriers rattachés à ses équipes. Placez le freelance dans l’équipe du projet et retirez-le à la fin de la mission.
Les événements se synchronisent-ils avec Google Calendar ?
Vous pouvez importer un calendrier Google dans Planning Copilot et exporter chaque calendrier au format ICS vers Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar.
Comment partager un planning avec un client ?
Chaque calendrier peut être rendu public par un lien, avec un mot de passe si vous le souhaitez. Le client consulte, sans compte et sans voir vos autres calendriers.
Quel plan pour une agence de dix personnes ?
Le plan Business : 10 utilisateurs, 4 équipes et 4 calendriers pour 10 € par mois, offert pendant 3 mois. Les plans se changent à tout moment.
Votre premier planning agence en 3 minutes
Inscription, équipe, calendrier, invitations : le parcours guidé fait tout. Gratuit jusqu'à 3 utilisateurs, sans carte bancaire.
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